Propósito de Año Nuevo: Mantenimiento de registros

Con la llegada del Año Nuevo, muchos se ponen propósitos. Si aún no está en su lista, agregue a la lista mantener un buen registro agrícola. 

Mantener registros respalda los detalles y el inventario cuando necesita comprar un seguro de cultivos o enviar documentos para solicitudes de préstamos, trámites ante el USDA e impuestos.

¿Qué registros debe tener?

• Información sobre ingresos: incluye las declaraciones de impuestos más recientes, W-2 y 1099.  Una vez que cierre los registros contables o QuickBooks, asegúrese de guardar un balance general y de ganancias detallados de cierre del ejercicio para su contador y oficial de préstamos.
• Documentos de la granja: contrato de compra de tierras, facturas de venta de equipos que ha comprado o vendido (incluidos los números de serie), información de garantía, pólizas de seguro de cultivos y lista de equipos (incluidos los números de serie, marca, modelo y ubicación en la granja)
• Información de activos y pasivos: guarde estados de cuenta bancarios, información de cuenta (401K, IRA, etc.), saldos de deuda corriente en cada préstamo (casa, equipo, préstamo de tierras, tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles, equipos agrícolas) con montos y cronogramas de pago. 
• Historial de producción agrícola: los registros reales del historial de producción son esenciales.  El historial de producción y de superficie precisos son esenciales tanto para el seguro de cultivos como para los préstamos agrícolas.

¿Durante cuánto tiempo debe mantener registros?

El IRS sugiere mantener registros durante al menos tres años, pero muchos documentos a menudo se necesitan hasta siete años después.  Si es auditado, el IRS puede retroceder tres años, pero además puede solicitar cuatro años más.  Los documentos de la propiedad deben conservarse indefinidamente. 

¿Dónde debe almacenar los documentos?

Con sistemas de archivos digitales y en papel disponibles, la mejor respuesta es lo que tenga más sentido para sus necesidades.  Muchos documentos están disponibles en línea y se pueden guardar en una ubicación segura con protección con contraseña.  Si aún no lo ha hecho, inscríbase en AccountAccess de Farm Credit para tener acceso fácil al saldo de su cuenta, facturación y todo lo demás.

Cuando ocurran eventos inesperados, asegúrese de que sus registros sean seguros o que tenga un plan de recuperación.  Si almacena copias impresas de los documentos, asegúrese de que estén en un gabinete seguro contra incendios cerrado con llave o en una caja fuerte.  Si utiliza un sistema digital, asegúrese de utilizar un sistema de respaldo.  BlackBlaze y Carbonite son ejemplos de dos programas que ejecutan copias de seguridad con regularidad.  Si algo le sucede a su computadora, una copia de seguridad segura mantiene sus documentos seguros en línea y listos para descargar con facilidad. 

¿No está seguro de si los archivos impresos o digitales son la opción adecuada para usted? Muchas personas conservan una copia digital e impresa de los documentos para un plan de recuperación híbrido.   

Organice sus registros

Organizar correctamente sus registros le ayuda a encontrar los documentos adecuados fácilmente cuando sea necesario.  Muchas personas adoptan el hábito de llevar registros, pero se olvidan de revisar los documentos.  Una vez que un documento ya no sea necesario, asegúrese de deshacerse de él.  Cualquier documento que no desee que caiga en las manos equivocadas debe triturarse o desecharse cuidadosamente para proteger su información.   Programar un día de limpieza de registros anual puede ayudarlo a mantenerse organizado mientras ahorra espacio en los archivos, ya sea digitalmente o en su gabinete. 

Adquirir el hábito

Al igual que todas las cosas, establecer una rutina puede ayudarlo a adquirir el hábito de recordar hacer la tarea.  Al comenzar, apartar un día cada cierto tiempo para reunir documentos, organizarlos y hacer una limpieza general documentos viejos puede ayudarlo a mantenerse al tanto de sus registros y hacer que el proceso sea menos estresante. 

Si necesita ayuda para adquirir documentos relacionados con su póliza de seguro de cultivos o sus préstamos, llame al 863-682-4117 y pregunte por su oficial de préstamos.